W każdej firmie, która zatrudnia pracowników, w pewnym momencie pojawia się problem chaosu w dokumentach. Gubią się umowy i faktury. Nie można znaleźć korespondencji przychodzącej. Wtedy z pomocą przychodzi system elektronicznego obiegu dokumentów. Dowiedz się, co to jest system elektronicznego obiegu dokumentów.
System obiegu dokumentów to program, którego zadaniem jest przede wszystkim archiwizowanie wszelkich dokumentów, zarówno przychodzących jak i wychodzących z firmy. Dodatkową zaletą systemów elektronicznego obiegu dokumentów jest funkcjonalność workflow, która pozwala na realizację wielu procesów biznesowych, w tym takich, które wymagają akceptacji pracowników na poszczególnych szczeblach organizacji.
System elektronicznego obiegu dokumentów – funkcjonalności
System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) może posiadać wiele funkcjonalności. Natomiast głównym celem tego typu rozwiązań informatycznych jest uporządkowanie obiegu wszelkiego rodzaju dokumentów wraz z ich odpowiednią archiwizacją. Dzięki temu dokumenty nie gubią się, a każdy z pracowników może mieć do nich dostęp – o ile ma przyznane odpowiednie uprawnienia. Jakie są główne funkcjonalności systemu obiegu dokumentów?
Numeracja dokumentów
System elektronicznego obiegu dokumentów przede wszystkim porządkuje dokumenty poprzez nadawanie im unikatowej numeracji. Każdy dokument zyskuje swój numer. Numery te dodawane są do umów, dokumentów, korespondencji wychodzącej, itd. Dzięki temu można w prosty sposób wyszukać konkretny dokument po numerze w bazie danych.
Korespondencja przychodząca i wychodząca
Gdy w firmie wdrożony jest EOD, wszelka korespondencja przychodząca, jak i wychodząca z firmy, jest skanowana i archiwizowana w bazie systemu EOD wraz z odpowiednią numeracją. Problem znikających przesyłek zostaje całkowicie wyeliminowany. Dodatkowo, za pomocą funkcjonalności workflow, można przypisać ten dokument do konkretnego pracownika z koniecznością potwierdzenia, że się z nim zapoznał.
Katalog umów i innych dokumentów
Katalogowanie wszystkich dokumentów firmowych w formie cyfrowej na serwerze to jedna z najważniejszych funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Gdy w firmie wdrożony jest EOD, dokumenty przestają leżeć i kurzyć się na biurku, wszelkie umowy z klientami, dostawcami, różnorodne pisma, wnioski oraz faktury są skanowane i z odpowiednią numeracją przechowywane w bazie danych na serwerze.
Akceptacja wniosków urlopowych
W firmach posiadających pracowników pojawiają się sytuacje, w których pracownik składa wniosek o urlop. System EOD pozwala na złożenie takiego wniosku za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Taki wniosek kierowany jest automatycznie do bezpośredniego przełożonego z powiadomieniem o konieczności akceptacji lub odrzucenia wniosku. Po reakcji przełożonego pracownik otrzymuje powiadomienie o odpowiedzi. To pozwala na całkowite wyeliminowanie papieru.
Akceptacja faktur
W każdej firmie pojawiają się sytuacje, gdy pracownik przynosi faktury kosztowe lub prosi o wystawienie faktury przychodowej dla konkretnego klienta. Każda z tych sytuacji wymaga akceptacji przełożonego. System EOD pozwala na księgowanie faktur kosztowych i przychodowych wraz z wnioskiem o ich akceptację. Jest to szczególnie przydatne jeżeli pracownik ma otrzymać zwrot z konta firmowego za opłaconą fakturę kosztową prywatnymi środkami. Odpowiednio skonfigurowana ścieżka akceptacji może automatycznie tworzyć prośbę o przesłanie przelewu do księgowości, po uprzedniej akceptacji kosztu przez bezpośredniego przełożonego.
Obsługa delegacji firmowych
Obsługa delegacji firmowych to kolejna korzyść płynąca z posiadania EOD. Odpowiednio skonfigurowane ścieżki akceptacji mogą, w formie elektronicznej, obsłużyć wiele wniosków, takich jak np. przydzielenie auta służbowego, rozliczenie kosztów delegacji lub akceptację wniosku o delegację.
Możliwość tworzenia różnorodnych ścieżek akceptacji
W systemie elektronicznego obiegu dokumentów istnieje możliwość tworzenia różnorodnych ścieżek akceptacji. Każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie, wymagający akceptacji jednego lub wielu pracowników, można zautomatyzować. Nowoczesne EOD pozwalają na tworzenie takich ścieżek samodzielnie, za pomocą specjalnego kreatora ścieżek w formie graficznej.
System OCR
Niektóre systemy elektronicznego obiegu dokumentów posiadają moduł OCR, który pozwala na łatwe czytanie dokumentów i automatyczne uzupełnianie formularzy. Jest to szczególnie przydatne przy skanowaniu faktur kosztowych. W niektórych systemach wystarczy wrzucić fakturę do skanera, a program sam pobierze wszystkie wymagane informacje i uzupełni formularz dodawania dokumentu samodzielnie.
Podsumowanie
System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to idealne rozwiązanie problemu chaosu w dokumentach. Systemy EOD posiadają wiele funkcjonalności, które pozwalają nie tylko uporządkować dokumenty, ale również usprawnić ścieżki akceptacji wewnątrz organizacji. Tego typu program idealnie sprawdzi się w firmach, które posiadają pracowników i wiele dokumentów, a w szczególności w organizacjach pracujących zdalnie.
