Koniec roku to doskonały czas na podsumowanie tego, co poszło dobrze i tego co nie wyszło. Jest to dobry moment na zatrzymanie się, przemyślenia i wyciąganie wniosków. Dla wielu właścicieli małych firm jest to czas na planowanie celów, które zamierzają osiągnąć w nowym roku. W tym artykule opisuję, jak zabrać się za to właściwie.
Jest takie powiedzenie: „Jeżeli nie wiesz dokąd zmierzasz, każda droga zaprowadzi cię donikąd”. To powiedzenie doskonale obrazuje to, jak ważne jest planowanie celów, nie tylko w firmie, ale w każdym obszarze życia. Od zdrowia, przez relacje z ludźmi, po biznes i obszary duchowe.
Kiedyś w jednej z książek przeczytałem, że człowieka można porównać do samochodu, który ma 4 koła. Każde z tych kół odpowiada za jeden z obszarów życia. Zdrowie, rodzina/relacje z ludźmi, finanse, kwestie duchowe (wiara, poczucie wdzięczności, medytacja itd). Każde auto potrzebuje sprawnych 4 kół aby jechać szybko. Jeżeli jedno koło nawali, to jeszcze jakoś można powoli jechać. Natomiast jeśli dwa koła nie działają, auto już nigdzie nie zajedzie. Dlatego ci ludzie, którzy osiągają najwięcej, dbają o to, aby każdy z tych 4 obszarów był odpowiednio zaopiekowany. W tym artykule zajmę się aspektem planowania celów noworocznych w małej firmie.
Planowanie celów noworocznych
Podejście do planowania celów noworocznych warto wykonać w kilku etapach. Dzięki temu tworzenie celów noworocznych będzie bardziej efektywne, a cele będą realne i motywujące do ich osiągnięcia.
Punkt startowy
Aby dobrze zaplanować cele noworoczne, trzeba przede wszystkim mieć jakiś punkt odniesienia. Stan wyjściowy, z którego zaczyna się drogę w kolejny rok. Warto zatem szczerze przed samym sobą przyznać się do tego, w jakim jestem miejscu. Co w bieżącym roku poszło dobrze, a co źle? Ile udało się zarobić lub jak wysoka była strata? Ilu mam pracowników? Co sprzedaje się najlepiej, a co nie sprzedaje się wcale? Kto jest moją konkurencją i jak wypadam w porównaniu do nich?
Dopiero po takiej szczerej analizie można przejść dalej. Takie przemyślenia są kluczowe dlatego, że cele muszą być realne w odniesieniu do rzeczywistości. Nie można przecież planować, że zarobię w przyszłym roku przysłowiowy „milion”, jeżeli rok kończę z długiem lub wygenerowanie takiego przychodu wiąże się np. z wielokrotnym zwiększeniem obrotów.
Planowanie celów metodą SMART
Przy planowaniu celów warto zastosować metodę SMART, zgodnie z którą każdy cel powinien być:
- Specific (Konkretny) – Co konkretnie zamierzam zrobić.
- Measurable (Mierzalny) – W jaki sposób będę mierzyć/analizować postęp w realizacji celu.
- Achievable (Osiągalny) – Czy ten cel jest realny?
- Relevant (Istotny) – Czy ten cel ma znaczenie? Czy jego realizacja jest w ogóle istotna?
- Time-bound (Określony w czasie) – Do kiedy zamierzam to zrobić?
Moja metoda planowania celów
Osobiście przy planowaniu celów stosuję metodę, którą kiedyś poznałem w jednej z książek dotyczących planowania celów. Ustalenie celów tą metodą bardzo mi pomaga, dlatego postanowiłem się tym podzielić. Jest ona trochę uproszczoną metodą SMART, ale rozbudowaną o kwestie motywacji, dlaczego konkretnie zamierzam coś zrobić. Aby zaplanować cele moją metodą zadaję sobie następujące pytania:
- Co konkretnie zamierzam zrobić?
- Do kiedy zamierzam to zrobić?
- Dlaczego zamierzam to zrobić?
Ostatnie pytanie, „Dlaczego?” jest tutaj najbardziej istotne. Często przy planowaniu celów, kiedy zadajemy takie pytanie, okazuje się, że „Dlaczego?” jest na tyle słabe, że nie ma sensu zabierać się za realizację tego konkretnego celu. Dla mnie osobiście najważniejsze jest, aby mieć „mocne dlaczego” (tzw. silne WHY).
Dodatkowo zapisuję te cele w czasie teraźniejszym, tak jak już by się zrealizowały. Przykładowo, zapisany cel zgodnie z tą metodą może wyglądać tak:
- Mam na koncie x PLN do 31.12.2024
- Dlaczego?
- x
- y
- z
Cele długoterminowe i krótkoterminowe
Jeżeli cele są już wyznaczone, warto każdy z nich podzielić na mniejsze cele krótkoterminowe. Duży cel podzielony na mniejsze kawałki wydaje się bardziej realny do spełnienia. Osobiście dzielę cele na roczne, miesięczne, a w przypadku niektórych, nawet na tygodniowe i dzienne. Podzielenie celu na kilka mniejszych jest bardzo istotne i wspiera w realizacji głównego celu. Poniżej spróbuję to zobrazować na dwóch przykładach:
Przykład 1 – Cel: Mam 20 nowych klientów do 31.12.2024
Realizując taki cel główny po drodze trzeba wykonać wiele mniejszych czynności, np.: wykonywanie telefonów, akcje marketingowe, szablony umów, itd. To wszystko może być celem krótkoterminowym. Jeżeli chcę pozyskać 20 nowych klientów, a moja skuteczność sprzedaży to 20% to wiem, że muszę wykonać 100 telefonów aby 20% było zainteresowanych. Z tego 20% zdecyduje się na współpracę. Wychodzi na to, że każde 100 telefonów daje mi szansę na 4 nowych klientów. Aby pozyskać 20 nowych klientów do końca roku muszę zatem pozyskiwać 1,6 klienta miesięcznie. Aby to osiągnąć muszę wykonać 50 telefonów miesięcznie czyli 12 telefonów tygodniowo i 2,5 telefonu w dni robocze od poniedziałku do piątku. Cel 20 nowych klientów może wyglądać stresująco ale po rozbiciu na cele krótkoterminowe okazuje się, że to tylko 2 rozmowy telefoniczne dziennie. Wcale nie wydaje się to nierealne.
Przykład 2 – Cel: Mam na koncie 100 000 PLN do 31.12.2024
Dodatkowe 100k brzmi ambitnie. Szczególnie, jeśli na koncie ilość pieniędzy jest znacznie mniejsza. Natomiast jeśli zostanie to rozbite na cele krótkoterminowe, to wychodzi, że powinienem zarobić dla firmy 8333 PLN miesięcznie, 2083 PLN tygodniowo i jedynie 416 PLN dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku.
Podsumowanie
Planowanie celów powinno być czymś zupełnie naturalnym dla każdego z nas. Jasność tego, do czego zmierzamy, pozwala to osiągać. Jeżeli nie wiem dokąd zmierzam, to zmierzam donikąd. Cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Rozbicie celu na mniejsze cele krótkoterminowe sprawia, że cel wygląda na łatwiejszy do osiągnięcia. Im większe Dlaczego?(większe WHY) tym silniejsza motywacja, a to właśnie motywacja jest kluczem do sukcesu w osiąganiu celów.
