Każdy przedsiębiorca korzysta z usług dostawców. Odpowiednie podejście do negocjacji z dostawcami może pomóc znacznie zmniejszyć stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej. W tym artykule przedstawiam kilka podstawowych technik negocjacji z dostawcami.
Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia działalności jest trzymanie niskich kosztów i generowanie zysku. Do trzymania niskich kosztów z pewnością przydadzą się techniki negocjowania z dostawcami. Są to podstawowe techniki ale w wielu sytuacjach mogą być wystarczające do osiągnięcia korzystnych warunków od dostawców.
Negocjacje – definicja
Negocjacje – dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej jedna strona nie zgadza się z daną opinią lub z danym rozwiązaniem sytuacji. Negocjacje to sposób porozumienia się w celu rozwiązania konfliktu oraz dojścia do porozumienia obydwu stron, proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania, które satysfakcjonowałoby zaangażowane w konflikt strony. Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Negocjacje
Według mnie definicję negocjacji można przedstawić w następujący sposób. Negocjacje to sposób komunikowania się, w którym udział biorą przynajmniej dwie strony i nie zgadzają się ze sobą w conajmniej jednej kwestii. Celem negocjacji jest dojście do porozumienia w taki sposób aby każda ze stron była tak samo zadowolona.
Co jest najważniejsze w dobrych negocjacjach?
Aby dobrze przeprowadzić proces negocjacyjny, trzeba się do tego odpowiednio przygotować. Kluczowa jest świadomość swoich oczekiwań i oczekiwań drugiej strony negocjacji. Dobrze jest przygotować się do procesu negocjacji poprzez zadanie sobie poniższych pytań:
- Na czym mi najbardziej zależy?
- Jaki efekt muszę osiągnąć aby być zadowolony/na?
- Jaka jest dla mnie najgorsza możliwa do zaakceptowania oferta?
- Na czym zależy drugiej stronie?
- Co może przekonać drugą stronę do przyjęcia mojej oferty?
Odpowiedzi na powyższe pytania pomogą dobrze przygotować się do rozmowy negocjacyjnej. Świadomość tego, co jest ważne dla obu stron oraz minimum, jakie można zaakceptować pozwoli ograniczyć ryzyko wpakowania się w wysokie wydatki. W kolejnej części artykułu przedstawiam kilka z podstawowych technik negocjacyjnych, które mogą ułatwić uzyskanie jak najlepszej oferty.
Zbierz kontroferty przynajmniej dwóch innych firm
Najgorzej negocjuje ten, kto nie ma wyboru. Im więcej opcji, tym silniejsza pozycja negocjacyjna. Po otrzymaniu oferty od dostawcy, należy poinformować go o zamiarze zebrania jeszcze innych ofert od konkurencji, aby je ze sobą porównać. Często już samo poinformowanie dostawcy o takim zamiarze sprawia, że pojawiają się korzystniejsze warunki. Jeśli nie, to z pewnością pojawią się gdy zostaną mu zaprezentowane korzystniejsze warunki firm konkurencyjnych. Jeżeli oferta dostawcy po zweryfikowaniu okaże się, mimo wszystko, najkorzystniejsza, absolutnie nie wolno go o tym informować. W takiej sytuacji można zastosować kolejne techniki opisane w tym artykule.
Nigdy nie zgadzaj się na pierwszą propozycję
Absolutnie nie wolno zgadzać się na pierwszą ofertę, nawet jeśli wydaje się ona najbardziej atrakcyjną ofertą na świecie. Warto pamiętać o tym jak przedsiębiorcy przygotowują takie oferty. Każdy zawsze podaje jakiś margines na negocjacje. Celem tej metody jest usunięcie tego marginesu całkowicie lub przynajmniej jego zmniejszenie.
Warto, aby nie być przysłowiowym „Januszem biznesu” i szanować swojego rozmówcę. Należy unikać stwierdzeń typu „ile Pan chce i dlaczego tak drogo” i tym podobnych. W zamian za to należy podziękować za przedstawienie oferty, docenić drugą stronę za czas poświęcony na jej przygotowanie. Następnie można zadać następujące pytanie: „Oferta wygląda bardzo rozsądnie. Jeżeli podejmę decyzję o zakupie, to na jaki rabat mogę liczyć od przedstawionej przez Pana ceny?”. Po otrzymaniu propozycji można zadać kolejne pytanie. „Dziękuję za zrozumienie i podanie niższej ceny, która wygląda bardziej atrakcyjnie. Proszę mi powiedzieć ile maksymalnie możemy zejść z ceny?”. Warto pamiętać, że otrzymana oferta nie jest najkorzystniejszą, jaką można otrzymać. Przecież nikt od razu nie schodzi maksymalnie z ceny.
Rób wszystko, aby nie podać oferty jako pierwszy/a
Często w negocjacjach dostawy pytają przedsiębiorcę o budżet, jaki posiada na daną usługę, o cenę, jakiej nie chce przekroczyć itd.. Podawanie takiej wartości nie jest najlepszym pomysłem. Często zdarza się, że podana wartość znacznie przekracza wysokość oferty, jaką przedsiębiorca mógłby otrzymać od dostawcy. Potem negocjacje zaczynają się z zupełnie wyższego pułapu i każda wynegocjowana oferta może być niekorzystna. Warto w takiej sytuacji poinformować dostawcę, że firma nie posiada ustalonego budżetu. Nie ma rozeznania w tym, ile to może kosztować i prosi o przygotowanie oferty. Następnie bez zbędnej zwłoki można przejść do techniki „Nigdy nie zgadzaj się na pierwszą propozycję” opisanej powyżej.
Proś o rozbicie ceny na jej poszczególne elementy składowe
Mało doświadczeni w negocjacjach dostawcy usług często ustalają ofertę w oparciu o konkretną kwotę, jaką chcą zarobić. Zakładają mniej więcej ile może wynieść ich koszt wytworzenia usługi i dodają do tego swój często mocno wygórowany narzut. Nie są przygotowani na to, że ktoś może zapytać ich o poszczególne składowe ceny. Szczególnie widać to w branży budowlanej. Często gdy oferta takiego dostawcy jest rozbita na poszczególne składowe i otrzyma on propozycję, że materiał zostanie dostarczony i zamawiamy tylko robociznę, której cenę chcemy negocjować to taki dostawca nagle zaczyna się denerwować. Dzieje się tak dlatego, że do kosztu materiałów również dolicza narzut. Zastosowane takiej techniki ma podwójne zastosowanie. Po pierwsze, pozwoli oddzielić dostawców uczciwych od tych mniej uczciwych. Po drugie, pozwoli negocjować poszczególne składowe oferty i część realizacji zlecić komuś innemu, kto dostarczy to taniej lub na lepszych warunkach.
Najpierw zgódź się, a potem negocjuj
Ta technika jest jedną z najbardziej nieetycznych technik negocjacji. Ja osobiście unikam jej, bo nie jest zgodna z wartościami, jakie wyznaję. Prezentuję ją, bo warto ją znać. Technika najlepiej działa wtedy, kiedy ustalono, że dostawcy bardzo zależy na realizacji usługi. Po wcześniejszych negocjacjach można przyjąć ofertę. Poprosić o przygotowanie umowy a następnie zrobić dłuższą przerwę w kontaktach z dostawcą. Jeżeli dostawca zacznie wydzwaniać, to należy poinformować go, że niestety musimy się wycofać, bo nie damy rady tego zrealizować w ustalonym budżecie oraz że oferta musiałaby być niższa, a następnie zaproponować wartość. Często dostawcy ponoszą już jakieś koszty zanim dojdzie do realizacji umowy. Postawieni w takiej sytuacji mogą przyjąć nawet bardziej niekorzystną propozycję, aby chociaż wyjść na przysłowiowe „zero” i nie dokładać.
