Zespoły hybrydowe (rozproszone) stają się czymś powszechnym w przedsiębiorstwach na całym świecie. Istnieją trzy główne czynniki powodujące wzrost liczby zespołów tego typu. Jest to brak dostępnych lokalnie pracowników, chęć obniżenia kosztów, coraz większa ilość pracowników, którzy wolą pracować zdalnie. Jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym? O tym dowiesz się w tym artykule.
Co to jest zespół hybrydowy (rozproszony)?
Zespół hybrydowy, nazywany też rozproszonym, to zespół składający się z pracowników pracujących nad tym samym projektem, ale znajdujących się w różnych lokalizacjach.
Nowe wyzwania w zarządzaniu zespołami zdalnymi
Istnieją takie branże, dla których upowszechnienie się pracy zdalnej nie było zaskoczeniem. Te firmy już od dawna pracowały w taki sposób. Branże, które były od lat przyzwyczajone do zarządzania zespołami rozproszonymi to między innymi IT czy marketing.
Pandemia COVID przyczyniła się znacznie do przyspieszenia tego, co było nieuniknione. Wymusiła na przedsiębiorcach konieczność wdrożenia pracy zdalnej. To, co kiedyś było nie do pomyślenia, stało się rzeczywistością. Dzięki pandemii technologia komunikacji zdalnej bardzo szybko zaczęła się rozwijać. Nawet wywiady w telewizji przeprowadzane są dziś zdalnie.
Praca zdalna to nie tylko korzyści. To też wyzwania dla kadry zarządzającej, głównie polegające na odpowiednim zarządzaniu zespołem. Duży niepokój budzi też utrudniona weryfikacja czy pracownik zdalny rzeczywiście pracuje.
Technologie wspierające pracę zdalną
Istnieje dziś wiele rozwiązań do odpowiedniego zarządzania zespołem hybrydowym. Można je podzielić na kilka kategorii:
- Obsługa klienta
- Zarządzanie projektami / zadaniami
- Komunikacja
Obsługa klienta
Obsługa klienta to wszelkiego rodzaju oprogramowanie usprawniające zarządzanie relacjami z klientami oraz ich obsługę. Programy klasy CRM, automatyzacja marketingu, rozwiązania chatu lub chatbotów. Przykładowe programy warte uwagi to: HubSpot, PipeDrive, ZohoCRM, Mailchimp, Livechat/Chatbot, HootSuite.
Zarządzanie projektami / zadaniami
W zależności od skali projektu, specyfiki firmy, wielkości zespołu i budżetu, można rozważyć takie programy jak: Jira, Asana czy Trello.
Komunikacja
Oczywiście zarządzanie zespołem nie jest możliwe bez odpowiednich narzędzi do komunikacji. Najpopularniejsze z nich to Google Meet, MS Teams czy Zoom.
Budowanie i utrzymywanie kultury organizacyjnej na odległość
Jednym z wielu wyzwań dla managerów jest utrzymywanie wysokiej efektywności zespołu przy jednoczesnym budowaniu poczucia wspólnoty i pozytywnych relacji. Jest to trudne, gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych lokalizacjach.
Dobrym rozwiązaniem na budowanie pozytywnych relacji jest organizowanie cyklicznych spotkań integracyjnych w miejscu, gdzie wszyscy mogą się spotkać.
Zdecydowanie większym wyzwaniem jest utrzymywanie wysokiej efektywności przy braku kontroli nad tym, czy pracownik rzeczywiście pracuje. Z mojego doświadczenia, najlepszym sposobem na poradzenie sobie z problemem realizacji obowiązków domowych w trakcie pracy jest ustalenie zadaniowego trybu pracy, czyli rozliczanie pracowników z tego, czy konkretne zadania są realizowane w terminie, a nie z tego, czy siedzą stale przy komputerze. Wdrożenie zadaniowego trybu pracy daje również pracownikom więcej swobody, a to jest szczególnie ważne dla pokolenia Z.
Cykliczne spotkania z zespołem powinny być rutyną każdego managera. Nie można jednak z tym przesadzić. Codzienne spotkania przed rozpoczęciem pracy i na koniec dnia roboczego mogą być demotywujące. Jednak spotkania z zespołem dwa, trzy razy w tygodniu mogą znacznie zwiększyć efektywność.
To, czego firmy nadal nie rozumieją, to wdrażanie tych wszystkich fanaberii działów HR polegających na zatrudnianiu tzw. zewnętrznych konsultantów/coachy bez żadnego doświadczenia, którzy wdrażają te swoje kreatywne ćwiczenia. Ludzie tego nie chcą. Są zmuszani do tego, a to bardzo obniża morale w zespole.
Sam pamiętam ćwiczenie, gdzie kazano mi koniecznie powiedzieć coś pozytywnego i negatywnego, na temat każdej osoby w zespole. Choć odmawiałem mówienia rzeczy negatywnych, byłem do tego zmuszony i bardzo mi się to nie podobało.
Efektywność i produktywność
Utrzymanie wysokiej efektywności i produktywności może być niezwykle trudne w zespole hybrydowym. Kluczem do sukcesu w tym zakresie jest przede wszystkim odpowiednie zarządzanie zespołem. Zarządzanie zespołem jest jednak kolejnym etapem. Pierwszym i w mojej opinii i kluczowym czynnikiem odpowiedzialnym za wysoką efektywność i produktywność jest odpowiednie podejście do planowania projektu. W artykule często używam słowa projekt, jednak można pod to podstawić również realizacje konkretnych zadań. W każdym razie, odpowiednie planowanie jest kluczowe.
Mało doświadczeni managerowie, jak i właściciele firm zbytnio nastawieni na rezultaty często pomijają ten etap. Odpowiednio opracowana, szczegółowa specyfikacja jest niezwykle istotna. Im bardziej szczegółowa, tym lepiej. Największe firmy poświęcają wiele miesięcy na planowanie zanim przystąpią do realizacji. Jeżeli planowanie jest odpowiednio szczegółowe, to już na etapie planowania można wyłapać pewne zagrożenia, których można łatwo uniknąć.
Jest to szczególnie ważne w zarządzaniu pracą zespołu hybrydowego, gdzie nie można po prostu podejść do odpowiedniego biurka aby coś wyjaśnić lub zweryfikować.
Jeżeli plan jest już szczegółowo opracowany, to z pomocą przychodzą programy do zarządzania projektami oraz do komunikacji, o których wspomniałem w poprzedniej części artykułu.
Równowaga między pracą a życiem prywatnym
Ciężko jest zrozumieć komuś, kto nigdy nie pracował zdalnie, że praca zdalna może być znacznie bardziej męcząca niż ta w biurze. Dzieje się tak dlatego, że dojeżdżając do biura, wchodzisz do niego o godzinie 8:00 i wychodzisz o 16:00. Pilnujesz przerw, rozmawiasz ze współpracownikami przy kawce itd.
Pracując zdalnie, skupiasz się głównie na pracy. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy w trakcie pracy zdalnej pracownik realizuje obowiązki domowe – tego nie da się uniknąć. Jednak różnorodne badania potwierdzają to, że ludzie pracujący zdalnie poświęcają na pracę znacznie więcej czasu niż pracownicy biurowi.
Budzisz się w tym samym miejscu, co pracujesz i spędzasz czas wolny. Jest to spore obciążenie psychiczne. Właśnie dlatego wyzwaniem managerów jest odpowiednie dbanie o work and life balance swoich pracowników.
Rozwiązania, jakie można stosować to ustalenie stałych przerw o konkretnych godzinach, czy ustalenie systemowo minimalnej przerwy między spotkaniami np. 15 minut. Dzięki temu pracownik nie zdzwania się ze spotkania na spotkanie.
Można też narzucić pracownikom maksymalną ilość czasu, jaką mogą spędzić na spotkaniach w tygodniu. Sam kiedyś miałem taki tydzień, gdzie miałem 27 spotkań bez żadnej przerwy i mocno odbiło się to na moim zdrowiu. W trakcie pracy zdalnej może najzwyczajniej w świecie brakować czasu na toaletę.
W pracy zdalnej często dochodzi do następującego paradoksu. Z jednej strony wymaga się od pracownika pracującego zdalnie obecności na każdym możliwym spotkaniu online, a potem pojawia się oburzenie, że pracownik nie zrealizował przydzielonych mu zadań. Pytanie tylko, kiedy miał je zrealizować, jak ciągle był na telco?
Podsumowanie
Zespoły rozproszone są dziś czymś zupełnie powszechnym w wielu przedsiębiorstwach. Zarządzanie takim zespołem może być wyzwaniem. Kluczowe jest odpowiednie planowanie oraz dobór odpowiednich narzędzi. Porady przedstawione w tym artykule z pewnością pomogą każdemu managerowi nie tylko odpowiednio zarządzać zespołem hybrydowym, ale też dbać o odpowiednią higienę psychiczną jego pracowników.
