Delegowanie zadań jest umiejętnością, bez której nie da się rozwijać firmy. Nie można cały czas robić wszystkiego samemu, a jednocześnie oczekiwać, że firma będzie rosła. Oswojenie się z delegowaniem zadań jest szczególnie trudne w mikro i małej firmie, gdzie większość zdań realizowana jest przez właściciela. W tym artykule przedstawiam sposób na delegowanie zadań pracownikom.
Spis treści
- Wstęp – Delegowanie zadań w mikro i małej firmie
- Potrzeba czasu aby wdrożyć nowego pracownika
- Delegowanie zadań – obawy przedsiębiorcy
- Wdrożenie delegowania zadań w 4 etapach
- Pełne przekazanie odpowiedzialności
- Otwartość na sugestie pracownika
- Podsumowanie
Wstęp – Delegowanie zadań w mikro i małej firmie
Delegowanie zadań w mikro i małych firmach jest trudne nie tylko z powodu właściciela, który wszystko wie najlepiej. Drugą przyczyną trudności w delegowaniu zadań w tego typu firmach jest brak odpowiednich procesów onboardingu. Innymi słowy, brakuje odpowiedniego wdrożenia pracownika do stanowiska pracy. W dużych firmach często taki proces onboardingowy potrafi trwać kilka miesięcy zanim pracownik otrzyma zadania do realizacji na swoim stanowisku pracy. Takie firmy mają na to duże środki finansowe i mogą sobie na to pozwolić.
W małych firmach, niestety, często nie ma na to ani czasu, ani pieniędzy. Nowy pracownik dostaje sprzęt służbowy i ma pracować. Niestety, w wielu mikro i małych przedsiębiorstwach pracownik wdraża się samodzielnie bez żadnego wsparcia. Jeśli sobie poradzi, to zostanie, a jeśli nie, zostanie szybko zwolniony. Oczywiście winą nie zostanie obarczony pracodawca tylko pracownik, bo przecież nie potrafił spełnić oczekiwań, które nigdy nie zostały mu jasno wyartykułowane.
W wielu firmach umowa o pracę nie posiada specjalnego załącznika, który określałby konkretne wymagania dotyczące stanowiska pracy i zakres obowiązków pracownika. Takie zaniedbanie może bardzo utrudnić zwolnienie pracownika, ale to już temat na osobny artykuł.
Może Cię też zainteresować: Bądź właścicielem firmy a nie samozatrudnionym
W dalszej części artykułu przedstawiam sposób, jak odpowiednio delegować zadania w mikro i małej firmie.
Potrzeba czasu aby wdrożyć nowego pracownika
Podstawowym błędem właścicieli mikro i małych firm jest brak planów zatrudnienia. Często oferty o pracę wystawiane są dopiero wtedy, gdy jest nadmiar pracy. Tutaj zachodzą dwa negatywne czynniki, które z góry skreślają powodzenie takiej współpracy.
- Zatrudnianie pracownika w okresie zwiększonej ilości zamówień nie pozwoli znaleźć czasu na wdrożenie takiej osoby.
- Pracownik będzie źle pracował od początku, bo nie wie co to znaczy pracować dobrze, skoro nikt nie poświęci mu czasu na wdrożenie.
Zanim zatem dojdziemy do kwestii delegowania zadań, należy założyć, że przy zatrudnieniu nowej osoby należy przeznaczyć przynajmniej miesiąc na wspólną pracę z pracownikiem aby szczegółowo omówić zakres jego obowiązków oraz szczegóły dotyczące wewnętrznych procesów zachodzących w organizacji.
O wiele łatwiej jest skupić się na delegowaniu zadań pracownikom, którzy są zatrudnieni dłużej.
Delegowanie zadań – obawy przedsiębiorcy
Jeszcze jedna rzecz, którą chciałbym podkreślić zanim przejdziemy do rozwiązań, to obawy przedsiębiorcy. Co sprawia, że tak niechętnie decydują się oni na delegowanie zadań i wolą robić większość samodzielnie? W mojej opinii można wyodrębnić trzy główne lęki: lęk przed niską jakością realizacji, lęk przed utratą czasu i lęk przed utratą pieniędzy.
W skrócie można opisać to tak. Pracodawca boi się, że pracownik nie wykona zadania tak dobrze, jak on sam by to zrobił. Boi się, że przez ilość poprawek, jakie będzie musiał zgłaszać, zadanie nie będzie wykonane w pożądanym terminie. Jeżeli nie będzie wykonane w pożądanym terminie i nie będzie odpowiednio jakościowe, to przełożony może mieć niezadowolonego klienta. Jeżeli klient będzie niezadowolony, właściciel firmy może go stracić lub zostać obciążony karą. Kara może być finansowa lub w postaci negatywnej opinii. W każdej sytuacji przedsiębiorca straci pieniądze.
W opisanej powyżej historii widać, że obawy właściciela firmy byłyby kompletnie nieuzasadnione jeżeli poświęciłby odpowiedni czas na wdrożenie pracownika w odpowiednie realizowanie jego obowiązków. Właściciel firmy jest sam sobie winien tego, że sytuacja tak wygląda.
Wdrożenie delegowania zadań w 4 etapach
W czterech kolejnych etapach przedstawiam jak można wdrożyć delegowanie zadań bez obawy o to, że będą one realizowane niezgodnie z narzuconymi pracownikowi przez osobę delegującą zadania wymaganiami.
Działa to na zasadzie czteroetapowego szkolenia/coachingu pracownika przez przełożonego.
Etap 1
W etapie pierwszym należy jasno określić pracownikowi zakres jego obowiązków. Najlepiej, gdyby było to spisane, aby można było się do tego odnieść w razie nieporozumień. Jasne sprecyzowanie zakresu obowiązków jest kluczowe.
Etap 2
Etap drugi powinien trwać przynajmniej dwa tygodnie. W tym czasie przełożony powinien realizować zadania, które docelowo będą przekazywane pracownikowi. Pracownik nie robi nic poza przyglądaniem się i zadawaniem pytań. W trakcie realizacji zadań przełożony opowiada pracownikowi co robi i dlaczego tak, a nie inaczej. Cierpliwie odpowiada na wszelkie zadawane przez pracownika pytania.
Etap 3
W tym etapie pracownik otrzymuje pulę zadań do realizacji, natomiast realizuje je pod stałym nadzorem przełożonego, który stale udziela wskazówek jak powinno się zrealizować konkretne zadanie tak, aby spełniało wymagania narzucone wewnątrz organizacji. Ważne jest, aby przełożony nie prowadził pracownika za rękę, ale by pozwalał popełniać błędy i zadawać pytania. Zezwolenie pracownikowi na popełnianie błędów sprawi, że prawdopodobieństwo popełniania ich w samodzielnej pracy będzie znacznie niższe. Ten etap również powinien trwać przynajmniej dwa tygodnie.
Etap 4
W etapie 4 pracownik otrzymuje pulę zadań do realizacji i realizuje je całkowicie samodzielnie. Po realizacji każdego zadania raportuje jego wykonanie przełożonemu, a ten weryfikuje jakość realizacji i udziela informacji zwrotnej. Jeżeli jest ok, udziela pochwały. Jeżeli jest źle, udziela wskazówek jak można to poprawić.
Na tym etapie ważne jest, aby nie mówić pracownikowi po prostu „jest dobrze” lub „jest źle”, ale aby informacja zwrotna była tak szczegółowa, jak to możliwe. Zamiast powiedzieć „super to zrobiłeś”, lepiej powiedzieć „Podoba mi się. Zrobiłeś x w sposób y. Dzięki temu, że zrobiłeś z, udało się osiągnąć abc”. Pomijając to, że szczegółowa informacja zwrotna rozwija pracownika, warto również podkreślić, że komplementy typu „jest super” są oklepane i nie dają pracownikowi tyle motywacji jak konkretna, szczegółowa informacja zwrotna.
Pełne przekazanie odpowiedzialności
W sytuacji, gdy właściciel firmy nabierze już na tyle zaufania do pracownika, że ze spokojem może powiedzieć, iż ten poradzi sobie samodzielnie z przydzielonymi zadaniami, warto przekazać pełną odpowiedzialność.
Jak to zrobić? Po prostu powinno się powiedzieć pracownikowi, że pomyślnie przeszedł wdrożenie i od teraz samodzielnie odpowiada za realizowane zadania na tym konkretnym stanowisku. Zmiana powinna też zajść w sytuacji pytań pracownika. Zamiast od razu udzielać mu odpowiedzi, warto zapytać jakie widzi rozwiązanie, a potem zaufać, że jego rozwiązanie zadziała.
W pewnym momencie dochodzi do sytuacji win-win. Pracownik czuje się potrzebny, doceniony, widzi, że ma wpływ na rozwój organizacji. A przełożony? Przełożony ma mniej na głowie i firma się rozwija, bo w taki sam sposób może zacząć wdrażać kolejnych pracowników.
Otwartość na sugestie pracownika
To, co umacnia relacje na linii pracodawca – pracownik, a przede wszystkim przyspiesza rozwój firmy, to otwartość na sugestie pracownika. Jeżeli pracownik ma świadomość tego, że jego pomysły zostaną wysłuchane, a nawet wdrożone jeśli będą dobre, staje się bardziej kreatywny. Z własnego doświadczenia wiem, że nowa osoba w zespole potrafi bardzo szybko znaleźć usprawnienia różnego rodzaju procesów wewnętrznych. W końcu przecież najważniejsze jest, aby zatrudniać mądrzejszych od siebie.
Podsumowanie
Delegowanie zadań to kluczowa umiejętność, bez której firma nie będzie się rozwijać, a jej właściciel będzie niewolnikiem swojego własnego biznesu. Nabycie tej umiejętności zmienia całkowicie życie przedsiębiorcy. Zyskuje on więcej czasu i spokoju, a jednocześnie biznes rozwija się sprawniej. Niestety, odpowiednie przygotowanie pracownika do delegowania zadań wymaga zaangażowania dużej ilości czasu na początku współpracy. Ten czas z pewnością będzie dobrze zainwestowany i przyniesie szereg korzyści w przyszłości.
