Praca zdalna jeszcze kilka lat temu była dostępna dla niewielu. Większość zarówno pracowników, jak i właścicieli małych firm pracowało w biurze. Pandemia COVID zmieniła wszystko. Lockdowny, które występowały co chwilę w różnych częściach świata, zmusiły ludzkość do przystosowania się do nowej rzeczywistości. W tym artykule przeczytasz o sposobach na wdrożenie pracy zdalnej w małej firmie.
Ogólnodostępna praca zdalna była już od dawna tylko kwestią czasu. Okoliczności, w których znalazła się ludzkość spowodowane pandemią COVID-19 tylko przyspieszyły to, co było już nieuniknione. W końcu profesjonalne narzędzia do pracy zdalnej istniały już od dawna. Jednakże przedsiębiorcy nie byli do tego przekonani. Główną obawą było to, że pracownicy – w pewnym sensie pozbawieni kontroli – będą pracować mniej wydajnie lub oszukiwać pracodawców.
Przeprowadzono w tym celu wiele badań i głosy są podzielone. Jedni twierdzą, że praca zdalna zabija kreatywność i zmniejsza efektywność. Inni z kolei uważają, że praca zdalna sprawia, że pracownicy nie tylko pracują bardziej efektywnie, ale przede wszystkim poświęcają na pracę znacznie więcej czasu, niż pracując z biura. Bez względu na to, którzy mają rację, fakty są takie, że praca zdalna na stałe zagościła w świecie przedsiębiorców i pracowników. Warto zatem wiedzieć jak się do niej przystosować.
Komunikacja i wymiana danych
W pracy zdalnej kluczowa jest przede wszystkim komunikacja, zarówno między pracownikami, jak i między pracownikami i klientami oraz partnerami biznesowymi. Pierwsza rzecz, którą należy rozważyć to odpowiednie narzędzia do komunikacji. Istnieje wiele programów do prowadzenia spotkań online, natomiast w zarządzaniu firmą sam program do spotkań online to za mało. Potrzebne jest też narzędzie do wymiany maili, do komunikacji wewnętrznej oraz do przechowywania i wymiany danych.
Na rynku mamy dwa bardzo popularne narzędzia, które spełniają wszystkie te wymogi oraz stale konkurują ze sobą. Są to: Google Workspace oraz Microsoft 365.
Dzięki wdrożeniu tego typu rozwiązań pracownicy mogą posiadać konta e-mail w ramach tej samej domeny, które pełnią też funkcję kont wewnętrznych dla pracowników. Pozwalają na komunikację między pracownikami, tworzenie, przechowywanie i wymianę dokumentów na tym samym wirtualnym dysku, tworzenie spotkań, prezentacji, webinarów całkowicie online, oraz łatwy sposób na komunikację z klientami.
Oba te narzędzia posiadają wiele integracji z innymi aplikacjami zewnętrznymi, takimi jak systemy CRM, narzędzia do umawiania spotkań i wiele więcej.
Obieg dokumentów
Przechodząc całkowicie na pracę zdalną warto wyposażyć się w system obiegu dokumentów. Jest to rodzaj programu, który pozwala na łatwe archiwizowanie różnego rodzaju dokumentów, od poczty przychodzącej, przez umowy, po faktury. Tego typu systemy pozwalają również na wdrożenie różnego rodzaju procesów biznesowych, jak chociażby akceptacja wniosków urlopowych, delegacji czy akceptacji wydatków pracownika.
Może Cię zainteresować artykuł: Co to jest system elektronicznego obiegu dokumentów
Spotkania z klientami
Klienci, tak samo jak pracownicy, coraz rzadziej chcą spotykać się „w realu”. Coraz częściej wybierają możliwość rozmowy telefonicznej czy też spotkania online w formie wideokonferencji. Oba narzędzia, o których wspomniałem wcześniej (Google Workspace oraz Microsoft 365), są w pełni przystosowane do tworzenia i prowadzenia takich spotkań. Można w prosty sposób wysłać klientowi zaproszenie na spotkanie wraz z linkiem, za pomocą którego dołączy do rozmowy.
Istnieją też różne narzędzia ułatwiające klientom umawianie się samodzielnie w konkretnych dogodnych dla nich terminach. Jednym z takich narzędzi z całą pewnością jest Calendly.
Zarządzanie projektami
Programów do zarządzania projektami jest tak dużo, że nie sposób ich wszystkich wypisać. Programy do zarządzania projektami były znane już znacznie wcześniej, zanim praca zdalna stała się popularna. Od dawna wykorzystywane są w firmach, które prowadzą projekty na zasadzie planowania, zarządzania i dokumentowania postępów realizacji projektu. Często też klienci mają swoje konta w programach firm, aby podglądać postęp zlecanych przez nich projektów.
Najpopularniejsze programy do zarządzania projektami w mojej opinii to: Jira oraz Asana.
Zarządzanie sprzedażą
W średnich i dużych firmach korzystanie z systemów do zarządzania sprzedażą jest standardem. Niestety, w mikro i małych przedsiębiorstwach często nie korzysta się z tego typu rozwiązań informatycznych. O ile „zarządzanie sprzedażą” bez systemu, wymieniając informacje między pracownikami w biurze, jeszcze jakoś – ledwo – ale może działać, o tyle w przypadku pracy zdalnej brak systemu do zarządzania sprzedażą może doprowadzić do sprzedażowej katastrofy. Posiadanie systemu CRM do zarządzania relacjami z klientami i całą sprzedażą w firmie, która pracuje zdalnie to „must have”.
Może Cię zainteresować inny artykuł: Co to jest CRM.
Tutaj, podobnie jak w przypadku systemów do zarządzania projektami, istnieje mnóstwo rozwiązań. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw warto wybierać rozwiązania dostosowane do mniejszej skali przedsiębiorstw. Sugerowałbym zatem rozważyć proste, łatwe w obsłudze i wdrożeniu rozwiązania. Przykładem takich aplikacji może być: ZOHO CRM, HubSpot czy PipeDrive.
Podsumowanie
Nie tylko praca zdalna, ale również różnego rodzaju usługi zdalne będą zyskiwać coraz to większą popularność. Trzeba się zatem do tego dostosować. Sama praca zdalna, jak zapewne wszystko inne, posiada różne wady. Jedną z nich może być ryzyko wypalenia zawodowego spowodowane przepracowaniem. Niewątpliwie posiada też wiele zalet, takich jak chociażby znaczne obniżenie kosztów, zarówno dla pracodawców, którzy nie muszą utrzymywać biura, jak i dla pracowników, którzy nie tracą czasu i pieniędzy na dojazdy do pracy.
