Spędziłem ostatnio ponad 20 godzin na rozmowach z właścicielami mikro i małych przedsiębiorstw, aby ustalić na co poświęcają najwięcej czasu. Zauważyłem jeden wspólny mianownik. Większość z nich poświęcało mnóstwo czasu na to samo i wcale nie było to zarządzanie, sprzedaż, planowanie działań marketingowych. Było to zamartwianie się.
Byłem zaskoczony wnioskami, do jakich doszedłem, ale gdyby dłużej się zastanowić, to niestety tak to wygląda. Właściciele firm ciągle się martwią. Znam to również z własnego doświadczenia. Gdy w przeszłości prowadziłem swoje firmy i jeszcze nie miałem wystarczająco dużo doświadczenia, to również zamartwianie się było jedną z najczęściej realizowanych czynności w moim biznesie.
Mikro i mali przedsiębiorcy to jedni najbardziej zestresowanych ludzi w naszym społeczeństwie. Temat jest poważny dlatego postanowiłem napisać o tym artykuł.
Skąd biorą się zmartwienia?
Zmartwienia najczęściej pojawiają się w biznesie wtedy, kiedy nie mamy wystarczającej świadomości tego, co się w biznesie dzieje przy jednoczesnym braku kontroli nad tym. W mniejszym stopniu zmartwienia pojawiają się w sytuacjach, na które nie mamy wpływu.
O ile z sytuacjami, na które nie mamy wpływu nie bardzo można sobie poradzić i trzeba nauczyć się je akceptować, o tyle nad brakiem świadomości i kontroli można pracować… i zmniejszyć ilość zmartwień.
Czym martwią się właściciele mikro i małych firm?
Z przeprowadzonych przeze mnie rozmów wynika, że powodem zmartwień właścicieli mikro i małych przedsiębiorstw najczęściej są:
- Sytuacja finansowa firmy
- Niewłaściwe relacje z pracownikami
- Brak klientów lub zbyt duża ilość
- Przeszłość i przyszłość
- Samotność i przeciążenie odpowiedzialnością
Sytuacja finansowa firmy
Czy zarobię wystarczająco? Czy będzie na pensje i ZUSy? Czy moja firma naprawdę zarabia czy dopłacam? Czy mogę sobie pozwolić na podwyżkę albo inwestycje? Ile powinienem zarabiać, aby to miało sens?
Takie pytania często pojawiają się w głowach właścicieli firm. Jednak, co ciekawe, te pytania biorą się z powodu braku świadomości sytuacji finansowej. W trakcie jednego ze spotkań właściciel firmy opowiadał mi, że jego firma jest w tragicznej sytuacji. Twierdził, że nie może spać i jest załamany, bo „czuł”, że jest źle. Zadałem mu dwa pytania: Ile zarobiłeś w tym miesiącu i ile Ci brakuje? – nie potrafił mi odpowiedzieć.
Okazało się, że on tego w żaden sposób nie analizował. Jako właściciel firmy zatrudniającej 25 pracowników nie śledził i nie analizował ani kosztów, ani przychodów.
Zaproponowałem mu aby stworzył sobie arkusz kalkulacyjny, w którym będzie spisywać wszystkie przychody i koszty z rozbiciem na wszystkie miesiące roku. Zachęciłem go, aby codziennie ten arkusz uzupełniał i do niego zaglądał. Jednocześnie zasugerowałem mu, aby spotkał się z księgowym, który dokładnie uświadomi mu jego sytuację.
Spotkaliśmy się kilka dni później ponownie i okazało się, że księgowy stwierdził, że firma jest w bardzo dobrej kondycji finansowej. Wystarczy wprowadzić kilka drobnych optymalizacji. Okazało się, że gdyby nagle przestał zarabiać cokolwiek, to jego firma przetrwała by jeszcze przynajmniej 6 miesięcy, regulując terminowo swoje zobowiązania.
Brak świadomości sytuacji finansowej oraz brak dokładnych danych sprawiały, że ciągle się zamartwiał, a sytuacja okazała się wcale nie być taka straszna.
Niewłaściwe relacje z pracownikami
Czy pracownik przyjdzie do pracy? Czy się na mnie obrazi? Czy mogę mu/jej ufać? A co jeśli nagle odejdzie? Co zrobić, aby pracował bardziej wydajnie?
Najczęstszym powodem niewłaściwych relacji z pracownikami w mikro i małych firmach jest brak wiedzy na temat budowania zespołów i odpowiedniego zarządzania nimi.
Najpopularniejsze błędy, jakie popełniają właściciele firm, to:
- zbyt mocne skracanie dystansu w relacjach
- brak jasno określonych obowiązków
- nieumiejętność właściwego delegowania obowiązków
- brak kontroli
Rodzinna atmosfera w pracy to mit. Pracownik przychodzi do pracy aby zarobić pieniądze i rozwijać swoje umiejętności. Nie jest Twoim kumplem. Warto dbać o skracanie dystansu, bo to ułatwia komunikację, ale trzeba jasno wyznaczać granice, aby nie pozwolić sobie na utratę szacunku. Dystans raz skrócony nie wydłuży się ponownie. Warto o tym pamiętać.
Należy zadbać o jasno określone zasady pracy. Jestem zaskoczony tym, jak wielu przedsiębiorców nie spisuje zakresu obowiązków jako załącznik do umowy o pracę. Jak potem chcą egzekwować odpowiednie realizowanie obowiązków, skoro w umowie ich nie ma?
Po co Ci pracownicy, skoro wolisz zrobić coś samodzielnie, bo tak będzie szybciej. Ludzi zatrudnia się po to, aby zwiększać efektywność organizacji, a nie po to, aby po prostu mieć pracownika. Delegowanie zadań, to umiejętność, którą należy nabyć i często stosować. Tylko wtedy zyskasz więcej czasu dla siebie i tylko wtedy zaczniesz więcej zarabiać.
Brak klientów lub zbyt duża ilość
Jak pozyskać więcej klientów? Czy ten klient jest dla mnie rentowny? Dlaczego mam tak dużo pracy, a nie przekłada się to na moje zarobki?
W mojej pracy spotykam się najczęściej z dwoma stwierdzeniami osób, z którymi pracuję: „Potrzebuję więcej klientów” lub „Mam mnóstwo klientów, ale nie zarabiam wystarczająco”.
Jeśli klientów jest za mało, to należy zadbać o odpowiednią strategię pozyskiwania klientów. Ważne jest, aby kanały pozyskiwania klientów były różnorodne oraz aby firma miała wiele lejków sprzedażowych. Ogólnie zasada jest taka, że na początku prowadzenia firmy powinno się poświęcać 80% czasu na sprzedaż, a pozostałe 20% na resztę obowiązków.
Czasami jednak sytuacja jest odwrotna. Klientów jest zbyt dużo, a jednak firma nie zarabia. Albo zarabia, tylko nie wystarczająco dużo, aby inwestować w rozwój. Warto przyjrzeć się wtedy rentowności na konkretnym kliencie.
Często okazuje się, że mamy wielu klientów, którzy kosztują nas czas i pieniądze, a wcale nie są dochodowi. W takiej sytuacji wypadałoby rozważyć czy kontynuowanie współpracy na tych samych warunkach ma sens. Może trzeba z takich klientów zrezygnować, albo zaproponować im zmianę warunków pod rygorem rezygnacji ze współpracy?
Słynna zasada 80/20 działa również i w tym przypadku. W większości firm jest tak, że 20% klientów generuje dla firmy 80% przychodu. Może zamiast męczyć się z tymi nierentownymi klientami, skupić się na tych najbardziej dochodowych?
Przeszłość i przyszłość
Dlaczego mnie to spotkało? Gdyby to się nie wydarzyło to… Mogłem zrobić to inaczej. A co jeśli wydarzy się to lub tamto?
Wielu właścicieli mikro i małych firm żyje stale tym, co było i tym, co będzie, zapominając o tym, aby żyć tu i teraz.
Zamartwianie się tym, co było jest po prostu głupie. Sam się często na tym łapię, że rozmyślam nad tym, co było kiedyś. Co mogłem zrobić inaczej. Jednak takie myślenie jest bez sensu. To się już wydarzyło i nie da się tego zmienić. Najlepsze, co można zrobić, to pogodzić się z przeszłością. Zaakceptować ją, nieważne jaka by nie była. Nie da się przecież cofnąć czasu.
Drugim problemem jest zamartwianie się przyszłością. Myślenie o tym, co się wydarzy strasznego, tworzenie czarnych scenariuszy. Brak snu przez nieustanne martwienie się tym, co się może wydarzyć. A przecież doskonale wiesz, że 90% tego, czym się martwimy, nie dzieje się. Po co zatem tracić na to siłę?
Kiedyś miałem bardzo duży problem z myśleniem o tym, co było i o tym, co będzie. Znam to doskonale z własnego doświadczenia, jak bardzo potrafi to być wyniszczające. Nauczyłem się jednak, aby żyć tu i teraz, w teraźniejszości. Zamiast myśleć o tym, co się wydarzyło lub co się ma wydarzyć. Skup się na tym, co możesz zrobić dziś z tym, na co masz wpływ. Zaakceptuj najgorszy scenariusz i rób wszystko, aby go poprawić. W końcu jak już zaakceptujesz najgorsze, to może być tylko lepiej prawda?
Samotność i przeciążenie odpowiedzialnością
Nie mam z kim rozmawiać o swoich problemach. Czuję się samotny/a. Nie mogę okazać słabości. Co jeśli mi się nie uda i stracę wszystko?
Samotność w biznesie jest często spotykaną emocją i niestety bardzo niebezpieczną. Może wywoływać stany lękowe i depresję. Jest na to jednak proste rozwiązanie.
Skoro korzystamy z usług psychologa gdy czujemy się samotni w biznesie, to czemu nadal tak niechętnie korzystamy z usług doradców biznesowych? Odpowiednio dobrana osoba do współpracy może mieć zbawienny wpływ na rozwój biznesu, ale też na wyeliminowanie samotności. Możliwość przegadania spraw biznesowych z kimś z zewnętrz jest o wiele bardziej efektywna niż przenoszenie tego do domu. A co najważniejsze, osoba z zewnątrz widzi często rzeczy, których Ty jako właściciel firmy nie dostrzegasz.
Podsumowanie
Prowadzenie firmy to ciągłe podejmowanie decyzji pod presją.
Jeśli czujesz, że zbyt często się zamartwiasz — wiedz, że nie jesteś wyjątkiem.
To się po prostu przydarza wtedy, gdy nie masz pełnej świadomości tego, co się wokół Ciebie dzieje albo gdy czujesz, że nie masz nad tym kontroli.
Ten artykuł nie powstał po to, żeby Ci powiedzieć „nie martw się”. Powstał po to, żebyś zrozumiał/a, skąd te zmartwienia się biorą – i co z nimi można zrobić.
Większość rzeczy, którymi się zamartwiamy, da się ogarnąć – ale nie w głowie, tylko w Excelu, na kartce, w rozmowie, w decyzji. Nie musisz robić rewolucji. Wystarczy, że dziś zrobisz mały krok, który da Ci więcej jasności.
To może być liczba. Plan. Granica. Albo szczera rozmowa z kimś, kto Cię rozumie.
